Vinsten betalar inte fakturorna
För många mindre och medelstora företag är det inte bristen på uppdrag som skapar störst oro. Det är tiden mellan att kostnaderna uppstår och att kunderna betalar. Löner, leverantörer och skatter ska betalas även när en stor kundfaktura fortfarande väntar på godkännande.
Därför kan ett företag visa vinst och samtidigt få ont om pengar. Försäljningen har bokförts, men betalningen har inte kommit in. Pengar kan också vara bundna i lager eller ha gått till investeringar och amorteringar som inte syns som kostnader på samma sätt i resultaträkningen.
När du planerar nästa inköp, rekrytering eller utdelning behöver du därför två perspektiv: Är beslutet lönsamt, och klarar företaget betalningarna under tiden?
Se tretton veckor framåt
En kort likviditetsprognos behöver inte vara avancerad. Ett kalkylblad med en kolumn per vecka räcker långt. Tretton veckor ger ungefär ett kvartals framförhållning, samtidigt som perioden är tillräckligt nära för att betalningarna ska kunna uppskattas.
Börja med tillgängliga pengar på bankkontona. Lägg sedan in förväntade inbetalningar och utbetalningar, vecka för vecka. Håll en eventuell outnyttjad checkkredit separat, så att det framgår när företaget behöver låna för att klara betalningarna.
Ta åtminstone med:
- Kundbetalningar, utifrån när pengarna faktiskt väntas komma. - Leverantörsfakturor och planerade inköp. - Löner, arbetsgivaravgifter, avdragen skatt och moms. - Hyra, räntor, amorteringar och andra återkommande betalningar. - Beslutade investeringar och andra större engångsutbetalningar.
Veckans ingående saldo plus inbetalningar minus utbetalningar blir veckans utgående saldo. Det förs sedan vidare till nästa vecka.
Var försiktig med kundernas betalningsdatum
Det vanligaste misstaget är att prognosen speglar vad företaget hoppas ska hända, snarare än vad som är sannolikt.
Om en kund normalt betalar tio dagar sent bör prognosen ta hänsyn till det. En offert är inte en säker inbetalning. Och en tvistig faktura bör inte behandlas som pengar du kan använda till löner.
Gör gärna ett försiktigare alternativ: Vad händer om den största kundbetalningen blir två veckor sen? Om svaret är att skatter eller löner inte kan betalas i tid är marginalen för liten, även om grundprognosen ser bra ut.
Agera på glappet, inte bara på slutsaldot
Titta efter den lägsta nivån under perioden. Ett gott saldo om tre månader hjälper inte om pengarna tar slut om tre veckor.
Anta att företaget har 300 000 kronor på banken. Före nästa större kundbetalning ska 420 000 kronor betalas ut. Då finns ett tillfälligt finansieringsbehov på 120 000 kronor, trots att kundordern kan vara lönsam.
Åtgärderna behöver komma före glappet. Fakturera färdigt arbete direkt, följ upp förfallna fordringar och överväg delbetalningar i nya kundavtal. Diskutera ändrade betalningsvillkor med leverantörer innan fakturorna förfaller. Pröva också om ett inköp kan delas upp eller senareläggas utan att verksamheten skadas.
Gör prognosen till en veckovana
Avsätt en kort stund varje vecka för att jämföra prognosen med utfallet och lägga till en ny vecka. Bestäm också en lägsta acceptabel likviditetsnivå utifrån företagets betalningar och risker.
Om likviditetsbristen återkommer behöver du undersöka orsaken. Är marginalerna för låga, lagret för stort eller kundernas kredittider för långa? En ekonomisk genomlysning kan hjälpa till att skilja ett tillfälligt betalningsglapp från ett mer grundläggande problem.
Börja enkelt: Vilken vecka under nästa kvartal har företaget minst pengar – och vad kan du göra redan nu för att stärka den?